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英文邮件格式(如何写好一封英文商务邮件)

日期:2022/09/14 17:25:20图片:未知人气:+

新入职外企,纠结如何拟英文商务邮件?

如何言简意赅又不失礼节?

邮件常用语不会表达?

开头如何称呼?

落款怎么书写?

到底什么才是正确格式……

如果这些问题正在困扰着你

快快收藏下面这份速成攻略吧!

称谓 & 开头

开始撰写一份正式电子邮件的标准方式是使用 "Dear 某人的名字,"。然而,在非正式的电子邮件中,可以使用 "Hello 某人的名字,"或 "Hi 某人的名字," 。

如果需要使用正式的称谓,诸如 Mr.、Mrs.、Dr.,之后必须接某个人的"Last name"或"First name + Last name",而不可以接"First name"。

若只称呼他人的First name会给人一种严肃的感觉,但,绝不要只称呼他人的Last name。

商务邮件礼仪

原则:尊重他人时间

在职场交往中要尊重一个人,首先要懂得为他人节省时间。表现在电子邮件方面即为:只把最有价值的信息最快最直接的方式提供给需要的人。

邮件显示名设置

正式的商务交流中,如果没有公司统一的邮箱,在使用163/126等免费邮箱(商务交流不建议使用QQ邮箱)时,无论是发工作邮件还是投递简历,都建议将邮箱显示名设置为自己的名字。因为让正式商务邮件接收方猜你的身份是浪费时间的,以真名显示可以减少不必要的误会。

关于主题

发送邮件时需要拟定一个主题,以便让收件人一眼明白你想要表达的内容,当然也便于邮件分类和后续的检索查阅,由此可见主题的重要性。建议:

不要空着主题栏或拟定空洞的主题,需要对收件人起到提醒作用;简明扼要,不要把正文写在主题栏中;反应邮件的真实重要性,不要随便使用紧急标识;一封邮件一个主题;注意避免错别字;多次回复邮件时建议修改主题,避免RE:RE:RE:这样的叠加。

关于正文

正文非常关键,基本原则是简明扼要、行文通顺

按照自己与收件人的熟络程度、等级关系、对内还是对外,来旋转适当的语气与选词,防止造成误解;用简单易懂的语句把要传达的内容叙述清楚,避免出现晦涩难懂的语句;如果要传达的内容过多,正文最好只做摘要介绍, 单独写文件作为附件进行详细描述;如必要,合理使用序号列表、图示表格,清晰明确。

总结 & 结尾辞

在使用结尾辞之前,可以用下列语言来总结信件内容:

I look forward to...

If you have any questions, please don't hesitate to...

Please let me know if...

That's all for now...

最常见结尾辞的是Sincerely(敬上)、Yours truly(敬上)、Best regards (顺颂安祺)、Regards(祝安好)

其他较少用到的有:Yours faithfully (敬上)、Warm(est) / Kind regards(祝安好)

在极非正式的信件中最后常会用到 Cheers(再见)。

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